鳥取市議会 2022-02-01 令和４年 ２月定例会（第２号） 本文
文書の起案につきましては、それぞれの業務ごとに起案年月日、文書番号、件名その他必要な事項を文書管理システムに登録いたしますとともに、関係法規等参考資料を添付いたしまして、事務決裁規程に定める決裁区分により決裁処理をしております。本市では、電子決裁を行うことを基本としておりますが、設計図面等文書のサイズなどによりデータ化することが困難な文書につきましては、起案用紙を用いて起案をしております。
文書の起案につきましては、それぞれの業務ごとに起案年月日、文書番号、件名その他必要な事項を文書管理システムに登録いたしますとともに、関係法規等参考資料を添付いたしまして、事務決裁規程に定める決裁区分により決裁処理をしております。本市では、電子決裁を行うことを基本としておりますが、設計図面等文書のサイズなどによりデータ化することが困難な文書につきましては、起案用紙を用いて起案をしております。
これら行政文書は文書管理システムに文書名や保管場所等を登録し、各部署で整理・保管することとしております。本市が作成した画像・映像などのデジタルコンテンツも、この行政文書に該当いたしますが、民間利用には著作権等の問題を解消する必要があります。
こうした事態に至らないように、本市では文書管理システムに簿冊名や保管場所等を登録いたしまして、決められた場所に整理・保管するなど、規程等に従った適切な管理に努めているところでございます。また、本市では、歴史公文書等の収集及び保存に関する規程を設けまして、歴史公文書を選別基準により整理・分類し適正に保存することを定めております。
また、各職員は保存期間を定めて文書を収受、作成し、文書管理システムに登録するなどして、文書の適正管理に努めているところでございます。 ○（渡辺議長） 三鴨議員。 ○（三鴨議員） そのような管理体制であるという中で、この本会議場におきましても、公文書の適正管理と公益通報者保護制度との関係の議論があったものと記憶しております。
あと、システム化による文書作成の効率化、文書の起案については文書管理システムを用いて、過去に作成したものと類似した文書を作成する際は、活用起案という機能を用いて作成時間を短縮しておるというところでございますし、それから、文書検索の場合、文書管理システム上の電子文書と実際の簿冊で保存している紙文書は一致しておるということで、検索性が向上ということで、この辺も事務の効率化になっております。
倉吉市では、きのうもやりとりがあったわけでありますけれども、文書管理システムを用いて文書を作成、保管する取り扱いにしております。決裁を受けた電子文書について、決裁日の情報とともにシステムの登録をし、決裁文書の変更は特別の場合を除いてできなくなっているということになっておりますし、文書をシステムで作成する際に、これは文書の分類の基準によって保存年限が設定されて、一元的に管理されております。
まず、保管状況でございますけれども、まず、本市においては文書を作成する際、文書管理システムというものを利用しております。その際、文書の番号であるとか、そういうものをまず取得いたしまして、その取得番号をもって全て最後までいくということになります。その際、例えば簿冊の情報を入力したり、それから、作成した簿冊は、その紙をつづって、簿冊の番号とともに管理するということでございます。
なお、本市で導入しております文書管理システムにより、文書の題名等をもとにして、文書の関連性を検索することや、文書の起案、供覧時において、文書間での関連づけが可能とは現在もなっております。現在、より使いやすい文書管理システムとするために、来年４月からの稼働に向けましてシステムの改修作業を行っているところでございます。
評価、選別された歴史公文書については現在、関金支所の文書庫に保管をしておりまして、全ての簿冊情報は文書管理システムに登録をして管理をしているということでございます。この歴史公文書以外のものについては、最終的には私の決裁を経て廃棄ということにしているところでございます。以上でございます。
◯羽場恭一総務部長 開示請求についての御質問でございますが、こちらの開示請求に伴います扱いといたしましては、まず、文書管理システムに登録されております文書、こちらのほうは簿冊データに保管書庫や棚の番号等が登録されておりまして、割かしスムーズに検索ということはできるようになってございます。
本市では文書管理システムを、平成16年ですか、導入されてデータベース化を進めていらっしゃいますが、その進捗状況についてお尋ねしたいと思います。
すなわち、上げられておりますのは、総合的な行財政システム、電子申請システム、文書管理システム、文書決裁システムなどの計画でございました。 第三に、行政・医療・福祉・教育・防災などの生活に密着する分野での活用、導入を含めた中・長期の八頭町総合情報化整備計画（仮称）を策定し、計画的・具体的に情報化の定着、導入を図るべきだと思いますが、いかがお考えでしょうか。
未実施のものといたしましては、総合的な行財政システムの再構築、電子申請システムの導入、文書管理システム及び電子決裁システムの導入など、事務事業の見直しに分類される３項目となっております。 なお、この集中改革プランは、先ほどありましたように、平成１８年度から平成２２年度までの５カ年間を目途に計画したものでございまして、本年度が最終年ということでございます。
また、今後の文書情報管理の方向性についてでございますが、行政事務の効率化と市民の利便性の向上を図る必要から、近年目覚ましく発達しております情報通信技術の便益を最大限に活用し、質の高い行政サービスを提供していくため、文書管理システムや電子決裁システムなどの行政における情報化に積極的に取り組み、電子自治体を実現していくことが必要となるというふうに考えております。 ○（中村議長） 三鴨議員。
◯山本義紀総務部長 本市では平成15年度から文書管理システムを導入いたしておりまして、先ほども申し上げましたが、文書の作成、保存、廃棄等の管理をコンピューターで行っております。この文書管理システムによりまして、文書名から簿冊名、それから保存場所を特定できることによりまして、スムーズな文書検索が可能となっております。
まず、報告第２号 平成１８年度倉吉市繰越明許費繰越計算書についてでありますが、一般会計におきましては、電子決裁・文書管理システム導入事業ほか１６件、２億５,７７１万１,４７２円、特別会計におきましては、国民健康保険事業７,８１２万円、介護保険事業８０８万５,０００円、上井羽合線沿道土地区画整理事業２,５３０万円、下水道事業９５８万９,２３０円を平成１９年度へ繰り越ししましたので御報告申し上げます。
いろんな広い意味でいえば、情報化という点では項目立てが別になっておりますけども、総合行政システムの一本化ということと、電子申請システム、文書管理システム、電子決裁システム、こういう項目が上がっておりまして、いずれも２２年実施というような形になっております。
なお、倉吉市電子決済文書管理システムの導入を予定をしており、今年度といいましてもあと１カ月でありますが、今年度から引き続き準備を続けてまいります。これは文書の種々から起案、稟議、決済、文書保存を一体化した電子決済文書管理処理を行うことにより、迅速かつ効率的な事務処理の実現とペーパーレス化等により経費の削減を目指そうとするものであります。
文書管理システム、これはそんなにかかるもんじゃない。皆さん、これだけ分散しておるところで、私なんかもう１０数年前からもう使っているわけですよ。それで、いかに効率的になるかということを。要するにコスト、確かに初期投資かかります。
それから、もう一枚の紙の方で申し上げますれば、開かれた行政の推進ということで、情報公開制度の活用ということで事業区分をする中での文書管理システム、こういったものを７次総合計画では計画いたしたところでございますけれども、やはり文書の整理ということ、まだ十分既存の文書整理もできていない中で、パソコン等を活用した文書管理システムの研究まで、ようそこまで至らなかったということで、これは文書といいますのは本来住民